مبانی نظری و ادبیات تحقیق سیستم اتوماسیون اداری

قسمتی از متن:

تاریخچه

منشا اتوماسیون به اوایل دهه 1960 بر می گردد، یعنی زمانیکه شرکت IBM عبارت «واژه پردازی »را به منظور بیان فعالیت قسمت تحریر الکترونیکی خود مطرح نمود. عبارت مذکور، مبین این مفهوم است که فعالیت های اداری حول و حوش پردازش«واژه»ها میگردد. هدف IBM از بیان این مفهوم جدید این بود که همان توجهی را که قبلا به کامپیوتر ها و پردازش داده ها معطوف بوده است، به محصولات اداری معطوف نماید.(www.imi.ir/tadbir)

اولین نمونه عینی مفهوم یاد شده در سال 1964، به منصه ظهور رسید؛ یعنی زمانیکه IBM ماشینی به نام ام تی/اس تی(MT/ST) را به بازار عرضه نمود. ام تی/اس تی ، یک نوع ماشین تحریری بود که به یک نوار مغناطیسی متصل بود. با ابداع این ماشین تحریر و معرفی آن به بازار، صرفه جویی های عمده ای در وقت و انرژی افراد ماشین نویس بوجود آمد و کارایی آنها راتا حد زیادی بالا برد. با استفاده از این ماشین تحریر، پس از یک بار تایپ نمودن یک نامه، این امکان وجودداشت که بتوان آن را به تعداد دلخواه از روی نوار مغناطیسی که متن نامه مذکور، حین تایپ اولیه در آن ضبط شده بود، تایپ نمود.تنها کاری که ماشین نویس انجام می داد، این بود که نام اشخاص و آدرس آنها راروی هرنامه تایپ می کرد. .(www.imi.ir/tadbir)

مزیت دیگری که این ماشین داشت ، این بودکه پس از متن یک نامه تشخیص آنها (نامه های تایپ شده ) از نسخه اصلی، امکان پذیر نبود. در حال حاضرطیف وسیعی از تکنولوژی ها، اعم از کامپیوترو غیر آن در کارهای اداری، مورد استفاده قرار می گیرند. تمام این کاربردها تحت عنوان اتوماسیون اداری تعریف شده اند .(www.imi.ir/tadbir)

نیاز به تکامل های بعدی به این خاطر بود که طی دهه1970 کارایی کارخانه ها 85 تا 90 درصد افزایش یافت، در حالیکه کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت. پس باید سیستم هایی ایجاد می شد که باعث افزایش بهره وری وکارایی دفاتر نیز بشود.(مک لئود،1377،ص472)

تاحدود سال1980، اتوماسیون اداری به عنوان راهی برای ارتقاء سطح بهره وری منشی ها و کارکنان دفتری دیده می شد. دست آوردهای اتوماسیون اداری کارکنان دفتری را درانجام بیشتر،سریع تر و بهتر بر روی اسناد یاری می داد. سپس روشن شد کارکنان متفکر نیز می توانند ازاتوماسیون اداری سود جویند. اتوماسیون می تواند تهیه مکاتبات ارسالی برای کارکنان متفکررا سهل تر سازد. برای نمونه، کارکنان متفکر یا منشی های آنان می توانند با استفاده از کلمه پردازها، نام ها، یادداشت ها، گزارشات، پاسخ مکاتبات را تهیه کنند.(مک لئود،1377،ص473)



دلایل استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری

همانطور که قبلا ذکر گردید عدم وجود یک سیستم مکانیزه مکاتبات اداری در سازمان مشکلات و مسائل خاصی را در بر دارد، اما علاوه بر مشکلات مذکور برخی از مهمترین عواملی را که سبب تمایل به استفاده از اتوماسیون اداری می گردند به شرح ذیل می باشند:

- کمبود نیروی کار

- هزینه زیاد نیروی کار

- افزایش توان تولید یا ارائه خدمت

- امنیت کارکنان با دانش نقش نظارتی به آنها

- افزایش سرعت پاسخگویی به متقاضیان

دلایل عدم استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری

اما به موازات دلایل فوق وجود برخی از عوامل، استفاده و اجراء سیستم اتوماسیون اداری را با مشکل مواجه می کند. که برخی از عوامل مهم در زیر آورده شده است.

- مخالفت نیروی کار(زیرا از دید آنها اتوماسیون یکی از دلایل بیکاری است.)

- پرداخت هزینه های زیاد برای متخصصین

- نیاز به سرمایه گذاری اولیه

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری

مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری را می توان با توجه به تاثیر آنها بر جریان نقدینگی و یا در مقایسه با مشکلات گردش کار دستی بیان کرد.